Belangrijke informatie over WES:

WES en zijn gelieerde ondernemingen (gezamenlijk aangeduid als ‘WEX, ‘wij/we’, ‘ons/onze’) nemen hun verantwoordelijkheid op het gebied van gegevensbescherming en privacy serieus. Deze Privacyverklaring legt uit hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen in het kader van onze zakelijke activiteiten, waaronder:

• Welke persoonsgegevens we verzamelen, en wanneer en waarom we deze gebruiken.
• Hoe we persoonsgegevens delen binnen WEX, inclusief met andere WEX-entiteiten buiten de EU, en met onze dienstproviders, regelgevende instanties en andere derde partijen
• Meer informatie over direct marketing, profilering en geautomatiseerde besluitvorming
• Persoonsgegevens wereldwijd overdragen
• Hoe we persoonsgegevens beschermen en opslaan
• Beschikbare juridische rechten om uw privacy te beheren
• Hoe u contact met ons kunt opnemen voor meer ondersteuning

De WES-entiteit die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens, is het onderdeel van WES dat oorspronkelijk informatie van of over u verzamelt. Dit wordt uitgelegd op het moment dat uw persoonsgegevens voor het eerst worden verzameld door die WES-entiteit, bijvoorbeeld wanneer u of het bedrijf waarvoor u werkt, ons inschakelt om een dienst te verlenen of wanneer we u inschakelen om een dienst aan ons te verlenen.

U kunt meer informatie over WES vinden op www.wexeuropediensten.com of door contact met ons op te nemen met behulp van de informatie in het artikel Contact.

We kunnen deze kennisgeving van tijd tot tijd wijzigen om deze up-to-date te houden met wettelijke vereisten en de manier waarop we onze bedrijfsactiviteiten uitvoeren. Controleer deze pagina’s regelmatig voor de nieuwste versie van deze verklaring. Als we deze privacyverklaring ingrijpend wijzigen, proberen we u hiervan op de hoogte te brengen via een kennisgeving op onze website of via e-mail.

U vindt mogelijk externe links naar websites van derden op onze website. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op uw gebruik van een website van een derde partij.

WELKE PERSOONSGEGEVENS WE VERZAMELEN, EN WANNEER EN WAAROM WE DEZE GEBRUIKEN

Wiens informatie we verzamelen

Wij verzamelen informatie over u als:

• u gebruikmaakt van een van onze website(s) of online services;
• u een van onze diensten koopt of ontvangt;
• u wordt geïdentificeerd als een potentiële klant of zakenpartner; of
• u met ons samenwerkt als zakenpartner

collectief (‘u/uw‘)

Wanneer u gebruikmaakt van onze websites of online services

Op onze website, verzamelen we persoonsgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres) wanneer u deze vrijwillig indient via een websiteformulier, bijvoorbeeld tijdens een informatieaanvraag over onze diensten. Andere informatie die ook persoonsgegevens kan bevatten (zoals uw browsertype, besturingssysteem, IP-adres, domeinnaam, geolocatiegegevens, het aantal keer dat u de website hebt bezocht, datums waarop u de website hebt bezocht en de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het bekijken van de website) wordt verzameld via cookies en andere trackingtechnologieën (zoals transparante GIF-bestanden). Gebundelde informatie (zoals hoe vaak bezoekers inloggen op de website) kan ook worden verzameld.

Wij gebruiken deze gegevens op de volgende manieren wanneer we er zeker van zijn dat we een geschikte rechtsgrond hebben om dit te doen.

Wanneer u een van onze producten of diensten koopt

Wanneer u onze diensten koopt of ontvangt, kunnen wij het volgende verzamelen:

• basisidentificatie- en contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer, geslacht, nationaal identificatienummer of rijbewijs en e-mailadres) om uw bestelling uit te voeren, onze diensten te leveren en uw account te beheren;
• demografische informatie zoals uw leeftijd en informatie over uw beroep;
• financiële informatie (zoals bankrekeninggegevens, btw-informatie, facturering en details) om betalingen die u bij ons doet te beheren en verwerken;

• informatie van kredietbeoordelaars en fraudepreventiebureaus, om uw aanvraag voor het gebruik van onze diensten te beoordelen; en
• informatie over uw gebruik van onze producten en diensten en uw tevredenheid daarmee, om de producten en diensten die wij u leveren continu te verbeteren.

Wij gebruiken deze gegevens op de volgende manieren wanneer we er zeker van zijn dat we een geschikte rechtsgrond hebben om dit te doen.

Wanneer u wordt geïdentificeerd als een potentiële klant

verzamelen we rechtstreeks informatie van andere leden van de WES-groep en van andere externe aanbieders van leads over organisaties waarvan wij het gevoel hebben dat ze van ons willen horen of onze producten en diensten willen ontvangen. In deze gevallen kan het zijn dat we basisidentificatie- en contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) verzamelen om uw bestelling uit te voeren, onze diensten te leveren en uw account te beheren om zo onze producten en diensten naar u te brengen. We doen dit alleen in overeenstemming met uw voorkeuren en zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Specifiek kunnen we verzamelen:

• basisidentificatie- en contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer, geslacht, nationaal identificatienummer en e-mailadres) om een bestelling uit te voeren, onze diensten te leveren en uw account te beheren;
• demografische informatie zoals uw leeftijd en informatie over uw beroep;
• financiële informatie (zoals bankrekeninggegevens, btw-informatie, facturering en details) om betalingen die u bij ons doet te beheren en verwerken;
• informatie van kredietbeoordelaars en fraudepreventiebureaus, om uw aanvraag voor uw gebruik van onze diensten te beoordelen; en
• informatie en feedback die u ons geeft over onze producten en diensten om de producten en diensten die wij u leveren continu te verbeteren.

Wij gebruiken deze gegevens op de volgende manieren wanneer we er zeker van zijn dat we een geschikte rechtsgrond hebben om dit te doen.

Wanneer u met ons samenwerkt als zakenpartner

Wanneer u door ons bent ingeschakeld om goederen of diensten aan WES te leveren, kunnen wij het volgende verzamelen:

• basisidentificatie- en contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) om ons contract met u uit te voeren en onze diensten te ontvangen;
• demografische informatie zoals uw leeftijd en informatie over uw beroep;
• financiële informatie (zoals bankrekeninggegevens, btw-informatie, facturering en details) om betalingen die wij aan u doen te beheren en verwerken;

• informatie van kredietbeoordelaars en fraudepreventiebureaus, om uw relatie met ons te beoordelen.

Wij gebruiken deze gegevens op de volgende manieren wanneer we er zeker van zijn dat we een geschikte rechtsgrond hebben om dit te doen.

PERSOONSGEGEVENS DELEN BINNEN WES, MET ONZE DIENSTVERLENERS, ONZE REGELGEVENDE INSTANTIES

We delen uw informatie op de manier en voor de doeleinden die hieronder worden beschreven:

1. binnen de WEX-groep, waar dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is om u onze diensten te verlenen of om onze zaken te beheren.
2. met derde partijen die ons helpen bij het beheer van onze onderneming en het leveren van diensten. Deze derde partijen gaan akkoord met vertrouwelijkheidsbeperkingen en gebruiken alle persoonsgegevens die we met hen delen of die zij namens ons verzamelen uitsluitend met het doel om de gecontracteerde dienst aan ons te leveren. Hieronder vallen IT-dienstverleners die onze IT- en backofficesystemen en marketingbureaus die ons helpen met u te communiceren over onze producten of diensten helpen beheren;
3. aan onze professionele dienstverleners, zoals accountants en advocatenkantoren;
4. met kredietinformatiebureaus en organisaties die zich bezighouden met het voorkomen van fraude bij financiële dienstverlening;
5. met onze regelgevende instanties om te voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften, regels en verzoeken van wetshandhavende, regelgevende en andere overheidsinstanties;
6. we kunnen in gebundelde, statistische vorm niet-persoonsgegevens over de bezoekers van onze website, verkeerspatronen en websitegebruik delen met onze zakelijke partners, gelieerde ondernemingen of adverteerders;
7. Als wij in de toekomst een deel of al onze bedrijfsactiviteiten of activa aan een derde partij verkopen of overdragen, kunnen we informatie bekendmaken aan een potentiële of feitelijke derde partij koper van onze onderneming of activa.

MEER INFORMATIE OVER DIRECT MARKETING, PROFILERING EN GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Hoe we persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te houden van onze producten en diensten

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te stellen van WES-producten en -diensten waarvan wij denken dat die voor u interessant zijn. We kunnen contact met u opnemen per e-mail, post of telefoon of via andere communicatiekanalen waarvan wij denken dat u deze nuttig vindt. In elk geval respecteren we uw wensen over hoe u wilt dat wij marketingactiviteiten met u beheren.

Hoe u uw marketingvoorkeuren kunt beheren

Om privacyrechten te beschermen en ervoor te zorgen dat u controle hebt over hoe wij marketing met u beheren:

• zullen we stappen ondernemen om direct marketing te beperken tot een redelijk en gepast niveau en u alleen communicatie sturen waarvan wij denken dat die interessant of relevant voor u kan zijn;
• kunt u ons op elk moment vragen om te stoppen met direct marketing – u kunt ons vragen om te stoppen met het verzenden van e-mailmarketing door de link ‘afmelden’ te volgen op alle e-mailmarketingberichten die we u sturen. U kunt ook contact met ons opnemen via privacy@wexinc.com.  Geef aan of u wilt dat wij alle vormen van marketing stoppen of alleen een bepaald type (bijvoorbeeld e-mail); en
• kunt u de manier wijzigen waarop uw browser cookies beheert die kunnen worden gebruikt om online advertenties weer te geven door uw browser in te stellen zoals hieronder wordt uitgelegd.

Wanneer en hoe we profileren en analyseren

Raadpleeg ons cookie-beleid voor meer informatie over de informatie die we verzamelen met behulp van cookies en trackingtechnologieën.

PERSOONSGEGEVENS WERELDWIJD OVERDRAGEN

WES opereert wereldwijd. Uw persoonsgegevens kunnen daarom worden overgedragen en opgeslagen in landen buiten de EU, waaronder de Verenigde Staten van Amerika, die onder verschillende normen voor gegevensbescherming vallen. WEX zal passende stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de overdracht van persoonsgegevens in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en zorgvuldig wordt beheerd om uw privacyrechten en -belangen te beschermen. Overdrachten zijn beperkt tot landen die worden geacht voldoende rechtsbescherming te bieden of waarvan wij geloven dat er voldoende alternatieve regelingen zijn ingesteld om uw privacyrechten te beschermen. Daarom:

• zorgen wij ervoor dat overdrachten binnen WEX worden gedekt door een overeenkomst die wordt gesloten door leden van WEX (een overeenkomst binnen de groep) die elk lid contractueel verplicht om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens overal passend en consistent worden beschermd tijdens overdrachten binnen WEX;
• waar wij uw persoonsgegevens buiten WEX of aan derde partijen die onze producten en diensten helpen leveren, overdragen, verkrijgen wij contractuele bevestiging van hen om uw persoonsgegevens te beschermen. Sommige van deze garanties zijn erkende certificeringsregelingen zoals het EU-VS-privacyschild voor de bescherming van persoonsgegevens die vanuit de EU naar de Verenigde Staten worden overgedragen;
• waar wij verzoeken ontvangen van rechtshandhavingsinstanties of toezichthouders om informatie, controleren wij deze verzoeken zorgvuldig voordat persoonsgegevens worden bekendgemaakt.

U hebt het recht om contact met ons op te nemen voor meer informatie over de veiligheidsmaatregelen die we hebben ingevoerd (inclusief een kopie van de relevante contractuele verplichtingen) om te zorgen voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens wanneer deze worden overgedragen zoals hierboven vermeld.

HOE WE PERSOONSGEGEVENS BESCHERMEN EN OPSLAAN  

Beveiliging

We implementeren en handhaven toereikende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, beleidslijnen en procedures om het risico van onopzettelijke vernietiging, verlies of ongeautoriseerde openbaarmaking van of toegang tot dergelijke informatie te beperken volgens de aard van de betreffende informatie. De maatregelen die we nemen, omvatten het instellen van vertrouwelijkheidseisen voor onze personeelsleden en dienstverleners; het vernietigen of permanent anoniem maken van persoonlijke gegevens als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze werd verzameld, of versleutelen van niet actief gebruikte persoonsgegevens waar systemen dit toestaan.

Opslaan van uw persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens opslaan zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld, zoals in deze kennisgeving wordt uitgelegd. In sommige omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens voor langere tijd opslaan, bijvoorbeeld wanneer we hiertoe verplicht zijn conform de wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige vereisten.

In specifieke omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens voor langere tijd opslaan, zodat uw transacties nauwkeurig worden geregistreerd in het geval van klachten of uitdagingen, of als we redelijkerwijs geloven dat er een kans bestaat op geschillen met betrekking tot uw persoonsgegevens of transacties.

BESCHIKBARE JURIDISCHE RECHTEN OM UW PRIVACY TE BEHEREN

Afhankelijk van bepaalde uitzonderingen en in sommige gevallen afhankelijk van de verwerkingsactiviteit, hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Klik op de onderstaande links voor meer informatie over al uw rechten:

• Toegang tot persoonsgegevens
• Persoonsgegevens corrigeren/verwijderen
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken
• Overdragen van uw persoonsgegevens
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Bezwaar maken tegen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken voor direct-marketingdoeleinden
• Een kopie verkrijgen van de beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens die worden gebruikt voor overdrachten buiten uw rechtsgebied
• Een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit

Voordat we de gevraagde persoonsgegevens aan u bekendmaken, kunnen we u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en vanwege veiligheidsredenen. We behouden ons het recht voor om, voor zover wettelijk toegestaan, een vergoeding in rekening te brengen, bijvoorbeeld als uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen. Onder voorbehoud van juridische en andere toegestane overwegingen, zullen we alle redelijke inspanningen doen om uw verzoek snel af te handelen of u op de hoogte brengen als we meer informatie nodig hebben om aan uw verzoek te voldoen.

Het is mogelijk dat we niet altijd in staat zijn om uw verzoek volledig te behandelen, bijvoorbeeld als het van invloed is op de vertrouwelijkheidsplicht die wij hebben tegenover anderen of als we wettelijk het recht hebben om het verzoek anders te behandelen.

Recht op toegang tot persoonsgegevens

U hebt het recht om te verzoeken dat wij u een kopie bezorgen van de persoonsgegevens die wij over u hebben en u hebt het recht om te worden geïnformeerd over: (a) de bron van uw persoonsgegevens; (b) de doeleinden, rechtsgrond en verwerkingsmethoden; (c) de identiteit van de verantwoordelijke gegevensverwerker; en (d) de entiteiten of categorieën van entiteiten waaraan uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen.

Recht om persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen

U hebt het recht om te verzoeken dat wij foute persoonsgegevens corrigeren. We kunnen proberen om de juistheid van de persoonsgegevens te verifiëren voordat we deze corrigeren.

U kunt ook vragen dat we een beperkt deel van uw persoonsgegevens wissen wanneer:

• deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld; of
• u uw toestemming hebt ingetrokken (als toestemming was vereist voor de gegevensverwerking); of
• er met succes bezwaar werd gemaakt (zie recht om bezwaar te maken); of
• deze onrechtmatig werden verwerkt; of
• er moet worden voldaan aan een wettelijke verplichting waaraan WEX onderhevig is.

We zijn niet verplicht om te voldoen aan uw verzoek om persoonsgegevens te verwijderen als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is:

• voor naleving van een wettelijke verplichting; of
• voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische vorderingen;

Recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te beperken, maar alleen wanneer:

·         de nauwkeurigheid ervan wordt betwist, om ons in staat te stellen de juistheid ervan te verifiëren; of

·         de verwerking ervan onwettig is, maar u niet wilt dat deze worden verwijderd; of

·         deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, maar we ze nog steeds nodig hebben om wettelijke claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of

• u hebt gebruikgemaakt van het recht om bezwaar aan te tekenen en de verificatie van dwingende redenen in behandeling is.

We kunnen uw persoonsgegevens blijven gebruiken na een verzoek voor beperking wanneer:

• wij uw toestemming hebben; of
• juridische claims worden vastgesteld, uitgeoefend of verdedigd; of
• de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon beschermd moeten worden.

Recht op overdragen van uw persoonsgegevens

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens aan u te verstrekken in een gestructureerd, veelgebruikt, machinaal leesbaar formaat, of u kunt vragen om deze rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overzetten, maar in elk geval alleen wanneer:

• voor de verwerking uw toestemming of het uitvoeren van een contract met u is vereist; en
• de verwerking gebeurt op geautomatiseerde wijze.

Recht op bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U kunt bezwaar maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens die onze gerechtvaardigde belangen als rechtsgrond heeft als u denkt dat uw fundamentele rechten en vrijheden opwegen tegen onze gerechtvaardigd belangen.

Als u bezwaar maakt, krijgen we de kans om aan te tonen dat we dwingende gerechtvaardigde belangen hebben die uw rechten en vrijheden opheffen.

Recht op bezwaar maken tegen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken voor direct-marketingdoeleinden

U kunt verzoeken dat wij de manier wijzigen waarop we contact met u opnemen voor marketingdoeleinden.

U kunt verzoeken dat wij uw persoonsgegevens niet overdragen aan niet-gelieerde derde partijen met het oog op direct marketing of andere doeleinden.

Recht om een kopie te verkrijgen van de veiligheidsmaatregelen voor persoonsgegevens die worden gebruikt voor overdrachten buiten uw rechtsgebied

U kunt vragen om een kopie van, of verwijzing naar, de beveiligingsmaatregelen waaronder uw persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Unie.

We kunnen overeenkomsten voor gegevensoverdracht aanpassen om commerciële voorwaarden te beschermen.

Recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit als u zich zorgen maakt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.

We vragen u eerst te proberen om de problemen met ons op te lossen, hoewel u het recht hebt om op elk moment contact op te nemen met uw toezichthoudende autoriteit.

CONTACT

Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot onze naleving van deze kennisgeving en de wetgeving inzake gegevensbescherming, of als u uw rechten wilt uitoefenen, raden we u aan eerst contact met ons op te nemen via de contactgegevens hieronder. We zullen klachten en geschillen onderzoeken en proberen op te lossen en doen er alles aan om uw rechten zo snel mogelijk en in elk geval binnen de door de wetgeving inzake gegevensbescherming geboden termijnen na te komen.

privacy@wexinc.com

0800 626672

Emperor Court | Emperor Way | Crewe Business Park
Crewe | Cheshire | CW1 6BD | Verenigd Koninkrijk

De contactgegevens van elk van de gegevensbeheerders van WEX en, in voorkomend geval, hun vertegenwoordigers en relevante gegevensbeschermingscontacten zijn: